少子高齢化による人手不足の影響で、外国人労働者の雇用は多くの業界で拡大しています。しかし、在留資格や契約条件の管理、法令への対応など、日本人雇用とは異なる複雑な業務が伴うため、課題を解決するツールとして注目されているのが「外国人雇用管理システム」です。
本記事では、おすすめの外国人雇用管理システムや主な機能、選び方をご紹介します。また、よくある質問も解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
外国人雇用管理システムとは？
外国人雇用管理システムは、外国籍従業員に関する各種手続きや情報管理を一元化できるシステムです。煩雑になりがちな在留資格や契約書類の管理、入退社の対応、技能実習制度への対応など、担当者の業務負担を軽減します。
更新期限の通知機能や届出書類のサポートも備わっており、人的ミスのリスクを低減しながら、コンプライアンスの確保にも貢献します。多国籍な人材を採用している企業にとっては、不可欠なツールです。
外国人雇用管理システムの主な機能
外国人雇用管理システムの主な機能は、以下のとおりです。
- 書類作成の効率化
特定技能制度に必要な在留資格関連の申請書類を、自動で作成できる機能を備えている。人材の情報を入力すれば、各種様式に対応した書類が生成されるため、記入ミスや漏れを防げる
- スケジュールと申請期限の管理
申請手続きの明確な期限を管理システムで可視化できる。作業の遅延や申請漏れを防ぐため、進捗状況の把握とタスクの整理が可能
- アラート通知機能
期限に合わせた通知やリマインドが可能なアラート機能を活用すれば、申請忘れや対応の遅れによるトラブルを未然に防げる。設定したタイミングで自動的に通知が届くため、担当者の負担を軽減できる
- 外国人支援情報の一元管理
支援記録や面談履歴など、特定技能人材に必要な対応情報を1つのシステム上で管理できる。情報の蓄積と可視化により、法令遵守と支援体制の強化を同時に進められる
なお、在留資格「特定技能」については、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：【2024年最新版】在留資格「特定技能」とは？制度の概要や採用方法、注意点をわかりやすく解説！
外国人雇用管理システムの選び方
外国人雇用管理システムを導入する際は、以下のような観点から自社に合ったツールを慎重に選ぶ必要がある。
- 在留資格への対応状況
技能実習や特定技能、高度人材など、雇用している外国人の在留資格に適切に対応しているかを確認する。制度ごとに異なる管理項目や報告義務に柔軟に対応できるシステムが望ましい
- 期限管理とアラート機能の有無
在留カードの更新時期や雇用契約の終了日など、重要な期限を自動で通知する機能があれば、ヒューマンエラーを大幅に防げる
- 多言語対応の充実度
外国人本人との連絡や書類作成時にスムーズな対応を行うため、英語・中国語・ベトナム語など複数言語に対応しているシステムを選ぶと業務効率が高まる
- ほかのシステムとの連携性
勤怠管理や労務システムと連携できると、情報の二重入力を防ぎ、手続きの自動化や効率化が図れる。API連携の有無や対応サービスの種類も事前に確認する
- 導入後のサポート体制
初期設定の支援やトラブル時の対応が迅速かつ丁寧であるかも大切な判断基準となる。電話・チャット・メールなどサポート手段の種類や対応時間帯もチェックしておくと安心できる
なお、在留カードの更新時期については、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：在留カードの更新はいつからできる？更新の方法や期限が切れた場合の対象方法を徹底解説！
外国人雇用管理システムのおすすめ10選
次は、おすすめの外国人雇用管理システムについて紹介します。それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
1.ZEROoneシステム
参考：ZEROoneシステム
「ZEROoneシステム」は、外国人従業員の勤怠を適切に管理するために開発されたeKYC連携型の管理ツールです。出勤時には顔認証により本人確認と在留カードの情報確認を同時に実施でき、不法就労のリスクを大幅に軽減します。
IC読み取りによる偽造検出や、入管庁データとの照合による在留資格の有効性チェックも可能です。さらに、労働時間の上限を超えないようにシフト管理機能も搭載しており、コンプライアンスの遵守を強力に支援するシステムです。
2.dekisugi
「dekisugi」は、現場が選ぶ使いやすい外国人管理システムとして高く評価されているツールです。たとえば、在留カードや四半期報告書の提出期限を自動で管理できるため、重要な手続きの漏れを防げます。
さらに、日々の業務記録が蓄積されるため、業務マニュアルとしても活用でき、新人教育や業務の標準化にも貢献します。タスク管理機能を活用すれば、業務の進捗状況を全体で把握でき、組織内での情報共有もスムーズです。
3.Linkus
「Linkus」は、特定技能外国人の受け入れを支援する登録支援機関向けのツールで、申請書類の自動作成や進捗管理、情報共有など多彩な機能が利用できます。外国人材のプロフィール情報をもとに各種書類が生成され、書類はデータとして保存・再利用が可能です。
また、面接から帰国までの流れをステータスで可視化し、支援内容の進行状況を一目で確認できます。さらに、チャット機能を活用すれば関係者との連絡も円滑になり、業務全体の効率向上が期待できます。
4.noborder
「noborder」は、ビザ申請や在留資格関連の手続きを効率化するツールで、ヒアリングから書類作成、進捗管理まで一貫して対応できます。申請者に送信するフォームを活用すれば、必要情報を簡単に収集でき、その内容は申請書類に自動反映されます。
進行状況はステータスごとに一覧表示され、期限の設定やリマインド通知も可能です。さらに、定期報告書や相談記録の作成もシステム内で完結でき、業務の見える化と負担軽減を実現します。
5.MANABEL JAPAN
「MANABEL JAPAN」は、外国人材の雇用と育成を効率化するシステムです。特定技能ビザに必要な情報登録や、在留資格更新のアラートによって、手続きの抜け漏れを防止できます。
タスク管理では業務フローを一元化し、進捗状況もグラフで把握できます。ファイル管理機能により、人材ごとの書類も自動分類され整理が容易です。さらに、日本語力向上を支援するeラーニングやレベルチェックも搭載されており、教育面の支援も充実しています。
6.外国人雇用管理サービス
「外国人雇用管理サービス」は、外国人材の雇用管理に対応したシステムで、在留資格に応じた情報を自動抽出でき、担当者の負担を軽減します。プロフィール登録も資格ごとに最適化された入力フォームが用意されており、専門知識がなくてもスムーズに対応可能です。
また、申請業務や更新作業はガントチャートで可視化され、アラート機能により期限管理も徹底できます。帳票の自動作成やメモ機能、一括通知にも対応しており、煩雑な業務を一つの画面で効率よく管理できます。
7.さくらJOB
「さくらJOB」は、外国人材の雇用管理に対応したシステムで、在留資格に応じた情報を自動抽出でき、担当者の負担を軽減します。プロフィール登録も資格ごとに最適化された入力フォームが用意されており、専門知識がなくてもスムーズに対応可能です。
また、申請業務や更新作業はガントチャートで可視化され、アラート機能により期限管理も徹底できます。帳票の自動作成やメモ機能、一括通知にも対応し、煩雑な業務を一つの画面で効率よく管理できます。
8.SMILEVISA
「SMILEVISA」は、外国人材の雇用管理に対応したシステムで、在留資格に応じた情報を自動抽出でき、担当者の負担を軽減します。プロフィール登録も資格ごとに最適化された入力フォームが用意されており、専門知識がなくてもスムーズに対応可能です。
また、申請業務や更新作業はガントチャートで可視化され、アラート機能により期限管理も徹底できます。帳票の自動作成やメモ機能、一括通知にも対応し、煩雑な業務を一つの画面で効率よく管理できます。
9.CAMCAT
「CAMCAT」は、外国人材の在留資格に応じて必要書類の管理や期限の通知を行うツールで、情報管理やアラート、メール配信の3つの主要機能を備えています。情報管理機能では、個々の外国人労働者のデータや関連書類の出力が可能です。
アラート機能は、書類の提出期限だけでなく、法定労働時間を超過しそうな残業や最低賃金を下回る給与計算時にも通知されるため、ミスの防止にも役立ちます。さらに「T-REX」と連携すれば、勤怠データの管理と分析も容易になります。
10.ビザマネ
「ビザマネ」は、在留カードの偽造検知から就労可否の自動判定、期限管理まで幅広く対応しており、外国人雇用に伴う複雑な業務を大幅に軽減します。ICチップ読み取り機能により、正確な情報のみを反映し、不正なカードを見分ける仕組みが搭載されている点が特徴です。
また、プロフィール情報を一元管理して、期限の3か月前から自動で更新通知を送るため、更新漏れを防止できます。複数言語対応により外国人労働者も操作しやすく、書類の提出や回収もスムーズです。
外国人採用の相談に「グローバルヒューマニー・テック」がおすすめな理由
株式会社グローバルヒューマニー・テックでは、グローバル人材に対する総合的な生活支援を実施しています。豊富な実績による盤石なサポート体制とIT技術をかけ合わせた独自のノウハウで、外国人労働者の支援プラットフォームを充実させています。
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外国人就労管理システムでよくある3つの質問
最後に、外国人就労管理システムでよくある質問について紹介します。
- 質問1.外国人雇用管理システムを導入する義務はありますか？
- 質問2.外国人雇用管理システムは小規模な事業者にも必要ですか？
- 質問3.在留カードの有効期限や更新は、企業がどこまで管理すべきですか？
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
質問1.外国人雇用管理システムを導入する義務はありますか？
現在、外国人雇用管理システムの導入は法的義務ではありません。しかし、在留資格や就労条件に関する報告は法律で義務付けられており、違反すると罰則や許可取り消しのリスクが生じます。
複数の外国人労働者を抱える企業や、技能実習・特定技能制度を利用する場合には、業務ミスを防ぎ適切な管理を行うためにも、このようなシステムの導入が推奨されています。効率的な運用と法令遵守の両立に役立つため、活用を検討してみてください。
質問2.外国人雇用管理システムは小規模な事業者にも必要ですか？
外国人を1人でも雇用している場合、在留資格や労働契約の厳密な管理が不可欠です。中小企業では、限られた人員や専門知識での対応が難しいため、管理負担の軽減やリスクの回避を目的にシステムを導入するのが効果的です。
近年は、中小企業向けに手頃な価格で利用できるクラウド型の管理ツールが増加しており、初期費用無料のプランも用意されているため、導入のハードルは低くなっています。こうしたサービスの活用が、効率的な運営につながります。
質問3.在留カードの有効期限や更新は、企業がどこまで管理すべきですか？
企業は、外国人従業員の在留カードの有効期限や更新状況を常に管理して、期限切れによる不法就労を防止する責任があります。期限切れの在留カードで労働させた場合、企業は不法就労助長罪に問われるリスクがあります。
こうした法的リスクを軽減するために、外国人雇用管理システムの活用が効果的です。このシステムは期限切れのアラートや更新対象者のリストを自動で作成できるため、管理業務の効率化と法令遵守の強化に役立ちます。
なお、在留カードを紛失した場合の再交付申請期限については、こちらの記事で解説しています。
関連記事：在留カードを紛失した場合の再交付申請期限とは？常時携帯の必要性や再交付手続きをご紹介！
まとめ
本記事では、おすすめの外国人雇用管理システムや主な機能、選び方をご紹介しました。
昨今は、外国人の雇用が当たり前になりつつあるため、在留資格や就労条件の適切な管理が欠かせません。外国人雇用管理システムを導入すれば、煩雑な手続きを効率化し、担当者の負担軽減とコンプライアンス強化を両立できます。
とくに、在留カードの期限管理や報告義務の人的ミスを防ぐには、システムを活用するのが効果的です。自社の雇用形態や人員規模に合ったシステムを選定すれば、業務の正確性とスピードが格段に向上します。
なお、株式会社グローバルヒューマニー・テックでは、グローバル人材に対する総合的な生活支援を実施しており、外国人の受け入れにおける豊富な経験と知識を有しています。ご相談・お見積りはもちろん無料です。まずはお気軽にお問合せください。⇒株式会社グローバルヒューマニー・テックに相談する
