外国人雇用状況届出書とは、外国人労働者を雇用している事業主が、雇用状況を政府に報告するための書類です。提出方法や記載の仕方、期限など注意しなければならないポイントが複数あります。
本記事では、外国人雇用状況届出書の概要や提出方法、記載方法をご紹介します。また、注意点やよくある質問についても解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。
外国人雇用状況届出書とは？
外国人雇用状況届出書とは、外国人労働者を雇用している事業主が、雇用状況を政府に報告するための書類です。この届出書は、2007年に義務付けられ、外国人労働者の雇用の安定、職場での待遇の改善、再就職の支援が目的となっています。
届出書には、雇用されている外国人の氏名や在留資格、雇用状況、離職情報などが含まれます。この制度は、厚生労働省が定める「外国人労働者の雇用管理の改善等に関する指針」にもとづき、事業主が適切に雇用を管理し、外国人労働者の権利を保護するためのものです。
事業主は、外国人労働者の労働環境の向上を図りながら、適切な支援を提供する責任があります。
参考：外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針｜厚生労働省
1.提出が義務である理由
外国人雇用状況届出書の提出を通じて、政府は国内の事業所で働く外国人労働者の雇用状況を正確に把握できます。これにより、外国人労働者の労働条件の改善、雇用の安定、再就職支援策が効果的に実施できます。
また、国内の労働市場における外国人労働者の需要と供給のバランスを調整するための基礎データを提供するのも届出書の重要な役割です。
2.対象となる外国人
外国人雇用状況届出書は、特別永住者や、在留資格が「外交」または「公用」である外国人を除く、ほとんどの外国人労働者が対象です。「永住者」や「日本人配偶者」の在留資格を持つ外国人も提出が義務あり、雇用形態も関係なく対象であるため、注意が必要です。
また、雇用保険に加入している外国人については、「雇用保険被保険者資格取得届」が外国人雇用状況届出書の提出を兼ねるため、別途提出は不要となります。さらに、派遣社員や派遣アルバイトとして雇用されている外国人の場合は、派遣元が提出するため、派遣先企業が提出する必要はありません。
外国人雇用状況届出書の提出方法
次は、外国人雇用状況届出書の提出方法について解説します。
- ハローワーク
- オンライン
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
1.ハローワーク
外国人労働者が雇用保険の被保険者である場合、事業所を管轄するハローワークへの届出が必要です。そのため、事業所の所在地を管轄するハローワークを特定しなければなりません。
雇用保険の被保険者でない外国人労働者については、労働者が勤務する場所を管轄するハローワークに提出します。この際、該当する外国人の在留資格や雇用状況を正確に記載する必要があります。
2.オンライン
オンラインでの提出方法は、厚生労働省が提供する専用のシステムを使用します。このシステムを利用するには、ユーザーIDとパスワードが必要です。
事業主が過去にハローワークの窓口を通じて、届出書を提出している場合、新規でオンラインシステムに登録するためのIDは自動的には発行されません。そのため、事業主はハローワークに連絡を取り、オンラインでの提出に必要なログイン情報を取得する手続きを進めましょう。
外国人雇用状況届出書の記載方法
次は、外国人雇用状況届出書の記載方法について解説します。
- 雇用保険の被保険者の場合
- 雇用保険の被保険者ではない場合
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
1.雇用保険の被保険者の場合
雇用保険の被保険者である外国人労働者の情報は、外国人雇用状況届出書の17〜23欄へ必要な情報を記入しましょう。また、2020年3月からは、在留カード番号の記載が義務化されているため、忘れずに記入してください。
在留カードやパスポートに番号が記載されているため、間違いのないように情報を転記しましょう。
2.雇用保険の被保険者ではない場合
雇用保険の被保険者でない外国人を雇用する場合、2020年3月1日以降に導入された「様式第3号電子媒体」を使用して、正確な情報の報告が求められます。この様式では、外国人労働者の詳細な情報として、生年月日や性別、在留資格、在留期間、資格外活動許可の有無などを明記しなければなりません。
また、提出する際には、申請用紙の1ページ目と2ページ目を同じ紙の表裏に印刷する必要があります。間違って別々の紙に印刷してしまうと、届出が無効となる場合があります。
外国人雇用状況届出書の注意点は3つ
次は、外国人雇用状況届出書の注意点について解説します。
- 届出を怠ると罰金の対象になる
- 外国人の離職時にも提出が必要になる
- 在留資格を必ず確認する
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
1.届出を怠ると罰金の対象になる
外国人労働者の雇用情報を報告しなかったり、虚偽の情報を提出したりした場合、最大で30万円以下の罰金が科される可能性があります。もし、提出期限を逸したり、誤った情報を記載してしまった場合は、ただちにハローワークに連絡して指導を受けましょう。
正確な雇入れ年月日や在留資格などの情報の記載が求められるため、届出書の記入には細心の注意が必要です。
2.外国人の離職時にも提出が必要になる
外国人労働者が雇用保険の被保険者である場合、離職した際には雇用保険被保険者資格消失届（様式第4号）の提出が求められます。雇用保険の被保険者でない場合は、雇用開始時に使用した外国人雇用状況届出書（様式第3号）を離職時にも提出が必要です。
これにより、正確な雇用データが保持され、政府が外国人労働者の労働状況を適切に把握できます。また、届出を怠ると法的な責任が問われる可能性があるため、注意しましょう。
3.在留資格を必ず確認する
在留カードに記載されている、就労するための在留期間と資格を確認しなければ、期限切れや不適切な資格での雇用が発生し、不法就労の助長とみなされます。さらに、3年以下の懲役や300万円以下の罰金を科される可能性があります。
また、外国人労働者が自社の業務内容に適した在留資格を持っているか確認が必要です。正当な在留資格を持っていても、その資格が業務内容に合致していなければ、不法就労になる可能性があります。
在留カードの情報と出入国在留管理庁が提供する資格ごとの活動範囲を照らし合わせ、適合しているか慎重にチェックしましょう。
外国人雇用状況届出書でよくある3つの質問
最後に、外国人雇用状況届出書でよくある質問について紹介します。
- 質問1.雇用契約による提出元の違いとは？
- 質問2.外国人雇用状況届出書には期限がある？
- 質問3.アルバイトや派遣の場合も提出が必要？
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
質問1.雇用契約による提出元の違いとは？
雇用契約の種類によって、提出元が異なるため注意が必要です。提出先は、以下のとおりになります。
- 正社員・アルバイト
雇用している企業が書類を提出
- 派遣社員
派遣元企業が提出する。登録型派遣の場合、派遣先が変わるごとに新たな提出が必要となる
- 技能実習生
監理団体が提出
質問2.外国人雇用状況届出書には期限がある？
外国人雇用状況届出書の提出期限は、届出対象者が雇用保険の適用を受けるかによって異なります。
- 雇用保険の適用外である外国人の場合
届出書は、事由が発生した日から翌月末日までに提出する必要がある。外国人を新たに雇い入れた場合や、離職した場合のどちらにも該当する
- 雇用保険の適用を受ける外国人の場合
雇用が開始された場合の届出期限は、雇入れの翌月の10日まで。また、離職した場合には、離職日の翌日から10日以内に届出書の提出が必要となり、迅速な対応が求められる
質問3.アルバイトや派遣の場合も提出が必要？
外国人労働者がアルバイトや派遣として働く場合でも、外国人雇用状況届出書の提出が必須です。アルバイトの場合、在留資格の範囲外で報酬を得て活動する際に必要な「資格外活動許可」の取得が必要なケースもあります。
留学生などは許可を受けていない場合、アルバイトはできません。許可があれば、留学生は週に最大28時間までのアルバイトが許されます。
一方、派遣労働者の場合、雇用状況を派遣元企業が提出するため、派遣先企業が提出する必要はありません。派遣される外国人が「技術・人文知識・国際業務」や「高度専門職」、さらには「特定技能」として認められる在留資格を持っている場合がほとんどです。
まとめ
本記事では、外国人雇用状況届出書の概要や提出方法、記載方法、注意点をご紹介しました。
外国人雇用状況届出書は、2007年に義務付けられ、外国人労働者の雇用の安定、職場での待遇の改善、再就職の支援が目的です。特別永住者や、在留資格が「外交」または「公用」である外国人を除く、ほとんどの外国人労働者が対象となります。
また、雇用保険の被保険者の場合と雇用保険の被保険者ではない場合で提出書類が違うため、注意が必要です。届出書の提出や在留カードにある情報の確認を怠ると、違反とみなされて罰金に科される可能性があるため、注意しましょう。
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