特定技能のビザ申請にはさまざまな書類の提出が必要になります。また、特定技能ビザの申請は、対象の外国人が日本に在留している場合と海外に在住している場合で、申請の流れが異なります。申請を検討する場合は、これらの違いについて正しく認識しておきましょう。
本記事では、特定技能のビザ申請に必要な書類や日本に在留する外国人が特定技能ビザを申請する際の流れ、外国に在住する外国人が特定技能ビザを申請する際の流れについて解説しています。また、特定技能のビザ申請で注意すべきポイントについても解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
特定技能のビザ申請に必要な書類
特定技能のビザ申請に必要な書類について解説します。
- 外国人本人に関する必要書類は4種
- 雇用企業に関する必要書類は4種
- 産業分野別に関する必要書類
それぞれについて詳しくみていきましょう。
外国人本人に関する必要書類は4種
はじめに、外国人本人に関する必要書類について解説します。
1.在留資格審査の申請書
特定技能ビザの在留審査申請書には、以下の情報が必要です。これらの情報は外国人本人か、申請代理人である企業担当者が、パスポートや履歴書を参照しながら正確に記載してください。
- 申請人（外国人本人）の氏名、国籍、生年月日などの個人情報
- 申請人の証明写真
- 申請人の過去の出入国歴、犯罪歴、違反歴、職歴などの履歴
- 特定技能の条件に関する事項
- 所属機関（雇用企業）に関する事項
2.雇用契約に関する書類
雇用契約に関する書類は、雇用する企業が準備する必要があり、条件や状況によって必要な内容が異なります。以下に雇用契約に関する書類の一例を挙げます。
- 報酬に関する説明書：雇用される外国人が受け取る報酬の詳細を記載
- 雇用契約書：労働条件、職務内容、契約期間などを明記した正式な契約書
- 雇用条件に関する書類：勤務時間、休日、休暇などの詳細な労働条件
- 雇用の経緯に関する説明書：外国人を雇用するまでの経緯
- 徴収費用の説明書：雇用に関連する費用とその内訳
これらの書類を作成する際、企業は日本の労働基準法に沿った内容で契約書の準備をしなければなりません。企業と外国人本人の双方が合意した契約であっても、法律に適合していない場合は、在留資格申請が不許可となる場合があるため注意してください。
3.申請人の能力・状況を示す書類
申請人の能力や条件を満たす書類として、外国人本人が用意します。また、試験合格ルートか技能実習生修了ルートかによって提出書類が異なるため、事前に確認が必要です。
健康診断書は外国人本人が診断を受ける際にひな形を近くの病院に渡したうえで発行してもらいましょう。
| 提出書類 | 取得方法・場所 |
| 履歴書 | – |
| 技能試験合格書 | 各分野の試験センターが発行 |
| 日本語試験合格書（または技能実習2号優良修了証明書） | JLPTもしくはJFTが発行 |
| 健康診断書 | 病院が発行 |
| 受信者申告書 | – |
4.税金・年金・健康保険関係の書類
外国人本人の税金や年金、健康保険などを確認する書類を外国人本人が用意します。未納や支払遅延がある場合、特定技能ビザの申請が不許可になる可能性または、誓約書などが求められます。
さらに、ベトナムやカンボジアなど特定の国では、二国間取決めにより、各国が指定する特別な書類が必要になる場合があるため、注意が必要です。
| 提出書類 | 取得方法・場所 |
| 市民税課税証明書 | 区・市・町・村役所 |
| 市民税納税証明書 | 区・市・町・村役所 |
| 給与源泉徴収票 | 企業へ依頼 |
| 国民健康保険証写し | – |
| 国民健康保険料納付証明書 | 区・市・町・村役所 |
| 国民年金被保険者記録照会（納付Ⅱ） | 年金事務所 |
雇用企業に関する必要書類は4つ
次に、雇用企業に関する必要書類について解説します。
1.会社概要に関する書類
会社概要を示す文書として以下の書類が必要です。
| 提出書類 | 取得方法・場所 |
| 所属機関概要書 | – |
| 登記事項証明書 | 法務局 |
| 役員住民票の写し | 区・市・町・村役所 |
2.財務・コンプライアンスに関する書類
企業の財務状況や社会保険、営業許可などを確認する書類として、以下の書類などが必要です。外国人本人の書類と同様に、未申告や未納、支払遅延がある場合、特定技能在留資格の申請が許可されない可能性があるため注意してください。
| 提出書類 | 取得方法・場所 |
| 確定申告書・決算書の写し（2年分） | – |
| 労働保険料納付証明書 | 労働局 |
| 社会保険料納入状況照会回答票 | 年金事務所 |
| 税務署納税証明書（その3） | 税務署 |
| 市町村納税証明書 | 区・市・町・村役所 |
| 営業許可証 | 保健所や国土交通省（業種によって異なる） |
3.支援に関する書類
支援説明書類は、支援計画書が必要です。すべて外部委託の場合は、登録支援機関への支援委託契約書、支援計画書なども重要な書類になります。
また、外国人労働者の就業条件、生活支援、緊急時の連絡体制に関する詳細情報も含めることが求められます。これらの情報は、労働者が日本での生活と仕事を円滑に開始するために不可欠です。
産業分野別に関する必要書類
特定技能ビザの申請において、雇用企業は特定技能外国人の受け入れに関連するさまざまな書類を準備する必要があります。必要な書類としては、以下が挙げられます。
| 提出書類 | 取得方法・場所 |
| 誓約書 | ― |
| 協議会入会証 | 各分野の協議会が発行 |
| 受入計画認定証の写し（建設業の場合） | 国土交通大臣が発行 |
ほかにも、外国人の特定技能測定試験の合格証、日本語能力の証明書、企業の特定技能外国人の受入れに関する誓約書などが含まれます。
日本に在留する外国人が特定技能在留資格を申請する際の流れ
次に、日本に在留する外国人が特定技能在留資格を申請する際の流れについて解説します。
- ステップ1.試験合格か技能実習2号を修了する
- ステップ2.雇用契約を締結する
- ステップ3.1号特定技能外国人支援計画を策定する
- ステップ4. 在留資格変更許可を申請する
- ステップ5.就労を開始する
それぞれについて詳しくみていきましょう。
ステップ1.試験合格か技能実習2号を修了する
日本で特定技能の在留資格を申請する外国人は、以下のいずれかの条件に満たしている必要があります。
特定技能1号の場合
- 日本語試験（N4レベル相当）と特定分野ごとの技能評価試験に合格する
日本語試験は、日常生活や業務でのコミュニケーションに問題がない程度の日本語能力を測定する。一方、技能試験は分野によって異なるが、必要な専門知識を持っているかどうか判断する
- 在留資格である技能実習2号を良好に2年10ヶ月以上修了している
日本語試験（N4レベル相当）と特定分野ごとの技能評価試験は免除となり、同じ分野でのみビザの移行が可能。外食業や宿泊業は技能実習の対象業種ではないため、これらの分野で特定技能の在留資格を申請するには試験に合格している必要がある
特定技能2号
- 特定技能2号の技術試験に合格する
（2023年6月現在）ビルクリーニング 、素形材・産業機械・電気電子情報関連製造業、
建設 、造船・舶用工業、自動車整備、航空、宿泊、農業、漁業、飲食料品製造業 、外食業
ステップ2.雇用契約を締結する
雇用契約には、日本人労働者と同等の条件が求められ、報酬や福利厚生の公平性が重要視されます。契約締結後、企業は14日以内に地方出入国在留管理局へ特定技能雇用契約に関する届出を提出します。
なお、特定技能1号の試験合格後に雇用契約を締結することが一般的ですが、試験合格前に内定を出すこと自体は禁止されていません。しかし、試験に合格しないと在留資格の申請ができないため、この点には注意が必要です。
ステップ3.1号特定技能外国人支援計画を策定する
特定技能1号の外国人を受け入れる際、企業や団体は1号特定技能外国人支援計画を策定し、出入国在留管理庁に提出が必要です。この計画には、支援責任者や支援担当者の詳細な情報、登録支援機関の情報（委託する場合）、および具体的な支援内容が含まれます。
支援計画には以下のような内容が必要です。
- 事前ガイダンス
- 出入国時の送迎
- 住居確保や生活に必要な契約の支援
- 生活オリエンテーションの実施
- 公的手続きへの同行
- 日本語学習の機会の提供
- 相談や苦情への対応
- 日本人との交流促進
- 転職支援（人員整理などの場合）
- 定期的な面談や行政機関への通報
企業がこれらの支援を自社で実施するのに不安を感じる場合、登録支援機関への委託が可能です。特定技能1号の外国人支援計画は、企業が外国人労働者の日本での生活や就労をサポートするための重要なガイドラインです。
ステップ4. 在留資格変更許可を申請する
在留資格変更許可申請は、地方出入国在留管理局またはオンラインで本人または承認を受けた取次者によって実施します。申請時には以下の書類が必要です。
- 在留資格変更許可申請書
- 健康診断個人票
- 3ヶ月以内に撮影された写真1枚（縦4cm×横3cm）
- 申請人のパスポートおよび在留カード
- 技能試験および日本語試験の合格証明書
- 分野ごとの必要書類
- 受入れ機関の概要
- 特定技能雇用契約書の写し
- 1号特定技能外国人支援計画
- 資格外活動許可書（該当する場合）
- 旅券または在留資格証明書（提示できない場合は理由書）
- 申請取次者が申請を提出する場合は身分証明書等の提示
在留資格変更が許可された場合、4,000円の収入印紙代が必要です。許可が下りると、在留資格「特定技能1号」と記載された在留カードと指定書が発行されます。
ステップ5.就労を開始する
就労開始後も継続的な義務が伴います。具体的には、外国人は3ヶ月ごとに活動状況を出入国在留管理庁に報告しなければなりません。
特定技能外国人の活動が計画通りに進行しているかを管理庁が確認するための報告です。さらに、雇用状況や支援計画内容に変更が生じた場合などは、その都度、関連する書類の提出が必要になります。
3ヶ月に1回提出が必要
- 特定技能外国人の受入れ状況に関する届出
- 支援計画の実施状況に関する届出
- 特定技能外国人の活動状況に関する届出 （報酬の支払状況や離職者数、行方不明者数など）
随時提出が必要
- 特定技能雇用契約の変更、終了、新たな契約の締結に関する届出
- 支援計画の変更に関する届出
- 登録支援機関との支援委託契約の締結、変更、終了に関する届出
- 特定技能外国人の受入れ困難時の届出
- 出入国または労働関係法令に関する不正行為等を知ったときの届出
外国に在住する外国人が特定技能ビザを申請する際の流れ
次に、外国に在住する外国人が特定技能ビザを申請する際の流れについて解説します。
- ステップ1.試験合格か技能実習2号を修了する
- ステップ2.雇用契約を締結する
- ステップ3.1号特定技能外国人支援計画を策定する
- ステップ4. 在留資格変更許可を申請する
- ステップ5.在外公館にビザを申請する
- ステップ6.入国後に就労を開始する
それぞれについて詳しくみていきましょう。
ステップ1.試験合格か技能実習2号を修了する
特定産業分野の技能評価試験及び日本語試験の合格が求められます。この試験は国内外で実施されており、日本の業界に必要な知識と技術、そして基本的な日本語能力を有しているかを確認するためです。
また、技能実習2号を良好に修了している場合、該当する分野についてはこれらの試験が免除されます。これは、技能実習を通じて既に一定レベルの専門性と日本語能力を得ていると認められるためです。
技能実習2号を修了した後に帰国した外国人も、技能実習時と同じ分野への移行を希望する場合、試験免除の対象となる可能性があります。
ステップ2.雇用契約を締結する
このプロセスでは、報酬、福利厚生、その他の待遇が日本人労働者と同等であること、及び通常の労働者と同じ所定労働時間であることを確認することが重要です。雇用契約は差別的な扱いがないことを保証する必要があります。
契約が締結されたら、企業は締結日から14日以内に地方出入国在留管理局、または電子システムを通じて特定技能雇用契約に関する届出書を提出する必要があります。
この届出は、特定技能外国人の適切な受け入れと労働環境の整備を保証するために重要です。また、雇用契約の内容は、特定技能ビザの審査過程で詳細に審査されます。
ステップ3.1号特定技能外国人支援計画を策定する
日常生活と社会生活のサポートを目的とした1号特定技能外国人支援計画の策定が求められます。この計画は、彼らの日本での安定した生活と労働を促進するために不可欠です。
この支援計画は、特定技能外国人が日本での新たな生活と仕事に適応し、成功するための重要な基盤となります。計画は特定技能ビザの申請プロセスの一環として、出入国在留管理庁に提出しなければなりません。
ステップ4.在留資格変更許可を申請する
地方出入国在留管理局またはオンラインで在留資格認定証明書の交付を申請することが1つの重要なステップです。このプロセスにおいて、以下の主な書類が必要となります。
- 在留資格認定証明書交付申請書
- 健康診断個人票
- 3ヶ月以内に撮影された写真1枚（縦4cm×横3cm）
- 返信用封筒（宛名・宛先を記載し、404円分の簡易書留用切手を貼付）
- 身分証明書等による身分の証明
- 特定技能外国人の在留諸申請に必要な書類（業種により異なる）
- 技能試験及び日本語試験の合格証明書（有効期限内）
- 受入れ機関の概要
- 特定技能雇用契約書の写し
- 1号特定技能外国人支援計画
この申請は通常、対象となる特定技能外国人が国外にいるため、受け入れ機関の職員などによる代理申請が実施されます。
ステップ5.在外公館にビザを申請する
在留資格認定証明書が手元に届いた後、追加で必要な書類と共に最寄りの日本国大使館や領事館、すなわち在外公館へ提出し、ビザの申請を実施します。ビザの申請プロセスには通常、パスポートや写真、雇用契約書などの書類が含まれます。
ビザが発給されると、その日から3ヶ月以内に日本に入国しなくてはなりません。ビザの発給から入国までの間に、引き続き必要な準備や手続きを実施するようにしましょう。
ステップ6.入国後に就労を開始する
入国後は、特定技能外国人として支援計画に従い、サポートが実施されます。たとえば、銀行口座の開設や各種公的手続き、日本のルールや公共交通機関の利用方法の案内、住民登録や住居の確保など、日常生活に必要なサポートです。
この段階では、特定技能外国人が日本の生活に早く適応し、効率的に仕事に取り組めるように、必要な体制の構築が求められます。また、就労を開始した後も、3ヶ月ごとに活動状況を出入国在留管理庁に報告が必要です。
さらに、支援計画や雇用条件に変更が生じた場合は、随時関連書類を提出しましょう。
特定技能のビザ申請で注意すべき3つのポイント
次に、特定技能の在留資格申請で注意すべきポイントについて解説します。
- 書類の作成・許可には時間がかかる
- 写真や添付資料のサイズに制限がある
※公的機関が発行した書類には有効期限がある - 必要書類が個別に設定されているケースもある
それぞれについて詳しくみていきましょう。
1.書類の作成・許可には時間がかかる
必要書類の準備は複雑で時間がかかり、特に外国人が働きはじめるまで一般的には最短3ヶ月から最長6ヶ月程度かかります。書類に不備があると手続きが遅延するリスクがあるため、自社で手続きを実施する場合は慎重に進めることが重要です。
申請内容に不明瞭な点がある場合は、関係当局に相談し、適切な方法の検討が必要となります。また、企業側では、特定技能ビザの要件に適合しているか、支援体制や法令遵守が整っているかの事前確認を実施し、必要に応じて行政書士や弁護士などの専門家への相談を推奨します。
2.写真や添付資料のサイズに制限がある
申請に使用する顔写真は50KB以下の必要があり、また添付資料は10MB以下でなければなりません。これらの要件を満たすため、写真や資料の提出前にサイズを確認し、必要に応じてファイルの圧縮が求められます。
ただし、過度に圧縮することで資料が不鮮明になった場合、入国管理局から指摘を受け、審査の遅れを招く可能性があります。圧縮後はデータのクオリティを確認し、適切な品質が保たれているか確認が大切です。（※公的機関が発行した書類には有効期限がある）
3.必要書類が個別に設定されているケースもある
特定技能ビザの申請において、12の分野ごとに必要書類や受け入れ企業の条件が個別に設定されていることが多いため、注意が必要です。特に、製造業分野では、経済産業省が管轄する製造業特定技能外国人受け入れ協議・連絡会への入会がビザ申請前の必要条件となる場合があります。
また、受け入れる外国人の国籍によっても、提出が必要な書類が異なります。はじめて特定技能外国人を受け入れる企業にとっては、申請のハードルが高く感じるかもしれません。
書類の不備によるビザ申請の不許可や、外国人労働者の在留期限切れによるトラブルのリスクもあるため、申請には細心の注意が不可欠です。
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特定技能の必要書類でよくある4つの質問
最後に、特定技能の必要書類でよくある質問について紹介します。
- 質問1.在留資格はオンライン申請できる？
- 質問2.参考様式の利用は必須？
- 質問3.必要書類の問い合わせ先は？
- 質問4.特定技能ビザの申請に必要な費用は？
それぞれについて詳しくみていきましょう。
質問1.在留資格はオンライン申請できる？
2022年3月より、在留資格申請のオンライン手続きが可能となりました。このプロセスを利用するためにはマイナンバーカードが必要です。
オンライン手続きの最大のメリットは、窓口に足を運ぶ必要がなく、24時間いつでも申請ができる点にあります。ただし、現時点ではこのシステムはまだ整備途上であり、操作が直感的でないため、特に自社で申請を実施する場合には推奨されていません。
質問2.参考様式の利用は必須？
出入国在留管理庁は、さまざまな申請書類の作成を容易にするために「参考様式」を提供しています。これらの様式の利用は必須では無く、参考様式を用いない場合には、必要な情報を含む同等の書類を自己で作成し提出しなければなりません。
多くの場合、参考様式を使用することで、必要な情報が包括的にカバーされ、申請書類の作成がスムーズに進みます。特に理由がない限りは、出入国在留管理庁が提供する参考様式の利用が推奨されます。これにより、書類の不備を避け、申請プロセスの効率化が可能です。
質問3.必要書類の問い合わせ先は？
申請書の書き方や必要書類等についてわからない部分があった場合の問い合わせ先は下記のとおりです。また、最寄りの地方入国管理局へ問い合わせも可能です。
外国人在留総合インフォメーションセンター
TEL：0570-013904
質問4.特定技能ビザの申請に必要な費用は？
特定技能ビザの申請に必要な費用については、以下のとおりです。
| 特定技能1号を採用する際の費用 | 内容 | コスト |
| 採用 | 人材紹介会社への紹介料海外在留の外国人を採用する際の渡航費 | 30万～ 60万円/人実費 |
| 申請手続き費用 | 弁護士や行政書士に書類作成や手続きを依頼した場合の手数料 | 10万～ 20万円/件 |
| 生活支援 | 登録支援機関への委託料 | 月額2万～5万円/人 |
まとめ
この記事では、特定技能のビザ申請に必要な書類や日本に在留する外国人が特定技能の在留資格申請する際の流れ、外国に在住する外国人が特定技能ビザを申請する際の流れなどについて解説しました。
特定技能のビザ申請には多くの書類の提出が必要になります。また、特定技能の在留資格申請は、対象の外国人が日本に在留している場合と海外に在住している場合で、申請の流れが異なるため、これらの違いについて認識し、書類をすべて揃えるのは容易なことではありません。
特に、はじめて特定技能外国人を受け入れる場合は、不明な点も多くあるため、経験豊富な登録支援機関の活用がおすすめです。
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