【担当者必見】登録支援機関とは？特定技能制度における支援内容やメリット、選ぶ際のポイントを解説！

登録支援機関は、特定技能制度のもとで外国人労働者の受け入れを支援する機関です。この機関に支援業務を委託することで、多くのメリットが得られます。

本記事では、登録支援機関の概要や特定技能制度における登録支援機関の支援内容について解説しています。また、登録支援機関に特定技能外国人の委託をするメリットや登録支援機関を選ぶポイントについても解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。⇒株式会社グローバルヒューマニー・テックに相談する

登録支援機関とは？

引用：登録支援機関について | 在留資格特定技能 | 外務省

登録支援機関は、特定技能制度のもとで外国人労働者の受け入れをサポートする機関です。特定技能所属機関（受入れ企業）が、特定外国人技能者の職場や日常生活の支援を義務付けられているため、登録支援機関はこれらの支援業務を代行します。

支援内容は書類作成や社会生活のサポートなど専門的な知識を必要とするものが多く、すべての業務を受入れ機関が自社で対応するのは困難な場合があるため、登録支援機関が重要な役割を果たしています。

登録支援機関が満たすべき要件

登録支援機関の要件は以下のとおりです。

支援責任者及び1名以上の支援担当者を選定すること
以下のいずれかを満たすこと
- 1.中長期在留者（就労資格に制限する）の受入れ実績が過去2年以内にあること
- 2.過去2年以内に外国人に関する相談について業務に従事した経験があること
- 3.支援責任者及び支援担当者が過去5年のうち2年以上、中長期在留者の生活相談に業務を行った経験を持つこと
- 4.上記に相当する支援業務を正しく実施できると認められること
外国人が理解できる言語での情報提供や支援が可能な体制を有すること
過去1年間に特定技能外国人や技能実習生の行方不明を発生させていないこと
支援の費用を外国人本人に負担させないこと
過去5年間に労働に関する法令違反を行っていないこと

これらは、受入れ機関の業務を適切に代行するための基準です。また、登録支援機関の登録拒否事由に該当しない場合、個人でも登録が可能です。

参考：在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式） | 出入国在留管理庁

登録支援機関における義務

引用：登録支援機関(Registered Support Organization) | 出入国在留管理庁

登録支援機関には、以下の義務が定められています。

外国人への支援を適切に実施すること
出入国在留管理庁への各種届出を提出すること

これらの義務を怠った場合、登録取り消し処分の対象となる可能性があります。登録は5年間有効で、更新手続きが必要となり、新規登録時は2万8,400円、更新時は1万1,100円の手数料が必要です。

登録を受けた機関は、登録支援機関登録簿に記載され、法務省のホームページにも掲載されます。

特定技能制度における登録支援機関の支援内容

次に、特定技能制度における登録支援機関の支援内容について解説します。

支援体制の構築や1号特定技能外国人支援計画書の作成
義務的支援の実施
任意的支援の実施

それぞれについて詳しくみていきましょう。

支援体制の構築や1号特定技能外国人支援計画書の作成

特定技能所属機関が特定技能外国人への支援を実施するのが難しい場合、特定技能外国人に対する各種支援の計画を立て、実行に移すことが求められます。支援の内容には義務的支援と任意的支援の2種類があります。

登録された支援機関は、四半期に1回の頻度で支援が適切に実施されるかどうかの支援状況を行政機関に報告しなければなりません。

義務的支援

引用：出入国在留管理庁ホームページ

義務的支援とは、特定技能外国人に対する支援のなかで「必ず実施しなければならない支援」を指します。ここからは、義務的支援について詳細に解説します。

1.事前ガイダンスの提供

事前ガイダンスでは、以下の情報提供が求められます。

業務内容、報酬額、労働条件等
日本で実施する活動の内容
入国の手続き
保証金の支払いや違約金などに係る契約を現にしていないこと、及び将来にわたりしないことについての確認
特定技能雇用契約の申込みの取り次ぎ、または活動の準備に関して自国等の機関に費用を支払っている場合は、その額及び内訳を十分理解して、その期間との間で合意している必要があること
外国人支援に要する費用について、特定外国人に負担させないこと
入国時には、港や飛行場から特定技能所属機関まで、特定技能外国人を送迎すること
適切な住居の確保のために、支援を実施すること
職業生活、日常生活または社会生活に関する相談や苦情を受ける体制があること
支援担当者の氏名及び連絡先

重要な点は、特定技能外国人が理解できる言語でガイダンスを実施しなければならない点です。また、ガイダンスは対面やテレビ電話など、双方が表情を見てコミュニケーションが取れる形式で実施される必要があり、電子メールでのガイダンスは認められていません。

2.出入国の際の送迎

特定技能外国人が出入国する際は、入出国の手続きを実施する港や飛行場までの送迎が求められます。送迎義務には、ただ交通手段を提供するだけではありません。

帰国時は実際に特定技能外国人が飛行場の安全検査場に到着するまで同行し、入場の確認までが含まれます。特定技能外国人が日本での生活をスムーズに始めるための重要な支援です。

3.住居確保・生活に必要な契約支援

特定技能外国人の住居について、以下のいずれかの支援を実施する必要があります。

特定技能外国人が賃貸人として賃貸契約を締結する場合は、不動産仲介業者や賃貸物件の情報を提供して、必要に応じて外国人に同行して、住居探しの補助を実施する
特定技能所属機関などが自ら賃貸人となって賃貸借契約を締結し、1号特定技能外国人の合意のもと、特定技能外国人に対して住居を提供する
特定技能所属機関が所有する社宅などを、1号特定技能外国人の合意のもと、当該特定技能外国人に対して住居として提供する

また、特定技能所属機関あるいは登録を受けた登録支援機関は、特定技能外国人が日本で生活するうえで必要となる手続きについて、補助しなければなりません。

銀行、そのほかの金融機関の預金口座または貯金口座の開設手続き
携帯電話関連の契約手続き
電気、ガス、水道等のライフラインに関する手続き

4.生活オリエンテーションの実施

引用：在留資格「特定技能」に関する参考様式（新様式） | 出入国在留管理庁

オリエンテーションでは日本のルールやマナー、公共交通機関の利用方法、緊急連絡先、災害時の対応方法など、生活に必要な基本的な情報を提供します。これにより、特定技能外国人は日本での新たな社会生活をスムーズに開始できます。

重要なのは、オリエンテーションを特定技能外国人が理解しやすい言語で実施することです。また、オリエンテーションの完了後には「生活オリエンテーションの確認書」を配布し、特定技能外国人からの同意を得る必要があります。

これは、オリエンテーションの受講と内容を証明するものであり、登録支援機関は必ず保管する必要があります。

5.公的手続きへの同行

登録支援機関は特定技能外国人が日本で生活するうえで必要な公的手続きを支援する必要があります。（各種行政機関の窓口へ同行や書類作成の補助など）

このサポートには居住地登録や社会保障や税関連の手続きなどが含まれます。特定技能外国人が新しい環境で必要になる手続きは、言語や文化の違いにより困難を伴うことが多く、登録支援機関の役割は重要です。

登録支援機関は必要に応じて手続きに同行し、書類の作成を補助します。このサポートによって、特定技能外国人は日本での生活基盤を確実に築くことができます。

6.日本語学習機会の提供

特定技能認定における登録支援機関は特定技能外国人に対して、日本語学習の機会を提供する必要があります。この支援には以下の要素が含まれます。

就労や生活する地域にある日本語教室や日本語教育機関に関する入学案内の情報提供
自習学習をサポートするための日本語学習教材やオンライン日本語講座に関する情報提供
特定技能所属機関等が日本語教師と契約し、合意のもとで特定技能外国人に日本語講習を提供する

これらの支援は、特定技能外国人が日本で健全に生活するための重要なサポートです。

7.相談又は苦情への対応

特定技能制度において、登録支援機関は特定技能外国人からの相談や苦情に対して適切に対処する義務があります。これらの対応には以下の内容が含まれます。

職業生活、日常生活、社会生活に関する相談や苦情を受けた場合、適切なアドバイスや指導を実施する
必要に応じて、適切な機関（労働基準監督署等）を案内し、必要な手続きの補助を提供する
相談や苦情の対処を実施した際には、その内容を相談記録書に記録する
相談や苦情を受け、関係行政機関への相談や通報を行った場合は、特定技能外国人支援実施状況に関する届出書にその内容を記載する

当措置は、特定技能外国人が職場や日常生活で直面する問題に対して、適切なサポートを受けるために重要です。

8.日本人との交流促進

特定技能所属機関や登録支援機関は、日本人との交流を促進するための支援を実施する義務があります。この支援には、以下のような活動が含まれます。

地方公共団体やボランティア団体が主催する地域住民との交流イベントに関する情報を提供する
地域自治会やコミュニティグループへの案内を実施する
特定技能外国人が就労または生活する地域で開催される行事やイベントについて案内する

これらの交流促進活動により、特定技能外国人は日本の文化や風習をより深く理解し、地域社会に溶け込む機会を得られます。

9.転職支援（受入れ側の都合で雇用契約を解除する場合）

特定技能制度において、受入れ側の都合で雇用契約が解除される際は、登録支援機関は特定技能外国人に対する転職支援を実施する義務があります。この支援には以下の内容が含まれます。

新たな受け入れ先（特定技能所属機関）に関する情報を収集し提供する
公共職業安定所やそのほかの職業安定機関、職業紹介事業者への案内を行い、必要に応じて特定技能外国人に同行し、次の雇用先を探す補助を実施する
特定技能外国人の希望条件、技能レベル、日本語能力などを踏まえ、職業相談や職業紹介が受けられるように、推薦状を作成する
特定技能所属機関が職業紹介事業の許可または届出を受けている場合は、就職先を斡旋する

なお、以下のサポートも義務付けられています。

1号特定技能外国人が求める転職活動を実施するための有給休暇を付与する
離職時に必要となる行政手続き（国民健康保険や国民年金に関する手続き等）に関する情報を提供する

これらの支援は、特定技能外国人が雇用契約解除後も安心して次の職を探し、日本での生活を継続できるようにするために重要です。

10.定期的な面談の実施、行政機関への通報

特定技能外国人及びその監督をする立場にある者がそれぞれと定期的な面談を実施しなければなりません。特定技能所属機関等は特定技能外国人の労働状況や生活状況を確認するためです。

面談中に労働基準法やそのほかの関連法令、入管法違反、旅行券や在留カードの不正取扱いなどの問題を認知した場合は、これを関係行政機関に通報する必要があります。

また、面談を実施した際には、「1号特定技能外国人用及び監督者用の定期面談報告書」の作成が義務付けられています。

任意的支援

特定技能認定制度のもとでの任意的支援は、義務的支援とは異なり、必須ではありません。しかし、特定技能外国人が日本で安心して就労できるよう、可能な限り支援するのが望ましいでしょう。

1.出国する際の送迎

特定技能認定制度では、技能実習2号などから特定技能1号へ在留資格を変更して日本に在留している外国人に対して、一時的な送迎は義務的支援の範囲には含まれません。

ただし、特定技能所属機関は、任意の支援として送迎サービスの提供が可能です。また、移動にかかる費用を受け入れ期間中に特定技能所属機関が負担することもできます。

2.適切な住居の確保に係る支援・適切な住居の確保

1号特定技能外国人の雇用契約が終了し、次の受け入れが確定するまでの期間、日常生活に支障をきたさないよう、適切な住居の確保に関するサポートが重要です。

契約の変更や新しい契約を実施する場合、登録支援機関は手続きがスムーズに進むように、窓口の案内や必要に応じて居住に関する契約の手続きをサポートできます。

3.生活オリエンテーションの実施

このオリエンテーションでは、義務的支援で提供される基本情報を超え、より詳細な生活に関する情報を提供できます。たとえば、地域や文化習慣、生活に便利な情報、健康や安全施設に関する知識など、日本での生活を見据えた役立つ情報の提供が可能です。

このような任意の支援によって、特定技能外国人は日本での生活に必要な知識を身につけることができ、より快適に生活を提供します。

4.日本語学習の機会の提供

特定技能制度における登録支援機関では義務的支援に加えて、1号特定技能外国人への日本語学習の機会を提供する任意の支援が可能です。

支援責任者や支援担当者による積極的な日本語指導を実施するとともに、特定技能外国人が自主的に日本語を学ぶことを支援するためのサポートが重要です。

これらの取り組みにより、特定技能外国人は日本語能力を向上させ、日本での生活や仕事に関してより良いコミュニケーションを作り出せます。

5.相談又は苦情への対応

特定技能外国人に対し、事前に相談や苦情を受け付けるための窓口情報を一覧化し、専用の電話番号やメールアドレスなど、直接連絡が取れる手段を周知するのが効果的です。

また、1号特定技能外国人が仕事や通勤中の怪我、病気、死亡などの緊急事態が発生した場合には、その家族に対して労災保険制度に関する情報や手続きのサポートを実施できます。

これにより、特定技能外国人は必要なサポートを受けられるようになり、あらゆる状況に適切に対応できるようになります。

6.日本人との交流促進に係る支援

特定技能制度において、登録支援機関は特定技能外国人と日本人との交流を促進するための任意の支援提供が可能です。特定技能外国人が地域の行事やイベントに参加を希望する場合、勤務時間の調整や有給休暇の付与を実施し、実際に行事に参加できるように調整します。

さらに、特定技能所属機関は、特定技能外国人と日本人の相互理解と信頼を深めるため、積極的に交流の場を設けることが推奨されます。交流促進は、特定技能外国人が日本社会に溶け込み、充実した生活を送るために大切な要素です。

7.定期的な面談の実施、行政機関への通報

特定技能外国人が自ら行政機関への告発を実施しやすいような環境を整備することが大切です。問題が発生した際は、外国人が自ら適切な機関に通報できるように連絡先の情報を一覧にして、事前に提供しておきます。

また、登録支援機関は法律の枠内で適切に支援を実施する必要があり、外国人労働者の権利を守り、日本で安定した就労環境を提供する必要があります。

登録支援機関に特定技能外国人の委託をするメリット

登録支援機関に特定技能外国人の支援を委託するメリットは多くあります。主なメリットは以下のとおりです。

業務の教育に集中できる

特定技能外国人への日常生活や行政手続きなどの支援は、専門知識や経験が必要であるため、これを登録支援機関に委託することで企業は業務遂行のための教育に注力できる

企業側の人材の負担が軽減

人手不足が深刻な場合、従業員が外国人労働者の支援に多くの時間を割く必要がなくなり、本来の業務に専念できる

特定技能外国人が職場の問題や悩みを第三者に相談しやすい

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第三者に相談できることで、職場内の潜在的な問題の早期発見や解決につながる登録支援機関に特定技能外国人の支援を委託する場合、これらのメリットがあります。

特に、特定技能外国人の支援には多くの専門的知識が必要になるため、はじめて特定技能外国人を受け入れる際には、登録支援機関への業務委託がおすすめです。

株式会社グローバルヒューマニー・テックでは、グローバル人材に対する総合的な生活支援を実施しており、特定技能外国人の受入れにおける豊富な経験と知識を有しています。

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登録支援機関を選ぶ際のポイントは3つ

次に、登録支援機関を選ぶ際のポイントについて解説します。

所在地
対応できる言語
業務委託の費用

それぞれについて詳しくみていきましょう。

1.所在地

登録支援機関への業務委託を検討する場合、自社の所在地から遠く離れた場所にある登録支援機関を選ぶと、特定技能外国人への迅速な支援が受けられない可能性があります。

そのため、自社と同じ区内、市内、または都道府県内にある登録支援機関を選ぶのが理想です。これにより、緊急時の対応や日常のサポートを迅速かつ効率的に受けることができます。

2.対応できる言語

自社が雇用する外国人労働者の言語に対応している支援機関を選ぶことが重要です。登録支援機関によって対応できる言語が異なるため、業務を委託する前にその機関が提供する言語サービスの確認が重要です。

特に、特定技能外国人への支援では、外国人が理解できる言語で実施することが義務付けられているため、対応可能な言語については必ず確認するようにしましょう。

3.業務委託の費用

支援機関によって料金体系が異なり、外国人一人当たり「25,000円～50,000円」といった範囲で設定されている場合があります。

支援業務の質と範囲が費用と相関している場合が多いため、低価格であることが望ましい選択とは限りません。また、人材の紹介と支援業務をセットにして提供する機関もあり、この場合は比較的安価なサービスを提供しています。

特定技能制度の登録支援機関でよくある3つの質問

最後に、特定技能制度の登録支援機関でよくある質問について紹介します。

質問1.支援業務は登録支援機関への委託が必須になる？
質問2.特定技能と技能実習の違いとは？
質問3.義務的支援でもっとも大変な支援とは？

それぞれについて詳しくみていきましょう。

質問1.支援業務は登録支援機関への委託が必須になる？

特定技能外国人に対する支援業務を登録支援機関に委託するかどうかは、受け入れ機関の状況によって異なります。

役員や職員がいない企業では、支援業務の委託が必須となります。この場合、企業は特定技能所属機関としての要件を満たせないため、支援業務を登録支援機関にすべて委託しなければなりません。

一方、外国人受け入れの実績があり、適切な支援体制が整っている企業では、自社で支援業務を行うか、登録支援機関に委託するか選択できます。

また、不足する部分を登録支援機関に委託する方法もあり、一部を委託する場合は、委託する範囲を明確に保つ必要があります。

質問2.特定技能と技能実習の違いとは？

特定技能と技能実習の制度には、目的による違いがあります。特定技能の目的は「労働力不足の解消そのものが目的」です。

一方、技能実習は「国際協力の一環であり、労働力不足解消が目的ではない」となっており、「労働力の調整手段として行われてはならない」と法律にも明記されています。なお、特定技能と技能実習の違いについては、次の記事でも詳しく解説しています。

質問3.義務的支援でもっとも大変な支援とは？

義務的な支援のなかでも特に重大な支援は「事前ガイダンス」と「生活オリエンテーション」の実施です。これらの支援には、以下のようなポイントがあり、多くの労力と時間が必要です。

事前ガイダンスを3時間、生活オリエンテーションを8時間実施する必要があり、時間は指定された時間より短くなってはならない
事前ガイダンスと生活オリエンテーションは、特定技能外国人が理解できる言語で行う必要があるため、対応可能な言語スキルが求められる
在留資格の取得に関連する資料や手続きのため、外国人労働者が理解できる言語で説明する必要がある

このようなガイダンスを提供するには、在留資格申請や変更に関する知識、外国語でのコミュニケーション能力または通訳サービスの利用など、十分な時間と労力が必要です。

まとめ

本記事では、登録支援機関の概要や支援内容、登録支援機関に業務を委託するメリットや選ぶポイントについて解説しました。

特定技能外国人を雇用する際には、登録支援機関への業務委託が欠かせません。在留資格の手続きや外国人のサポートには、多くの専門知識や経験が必要です。

特に、はじめて特定技能外国人を受け入れる際は、理解しなければならない支援内容が多くあるため、適切なサポートを受けられる登録支援機関に業務を委託するのが安心です。

ご相談・お見積りはもちろん無料です。まずはお気軽にお問合せください。⇒株式会社グローバルヒューマニー・テックに相談する