在留カードの更新は、期限を過ぎると就労継続に支障が出る大切な手続きです。案内ハガキは本人宛に送付されますが、企業側でも更新時期を把握しておくとトラブル防止につながります。
本記事では、在留カード更新の案内ハガキが来ない場合の対応方法や企業側でも更新を確認すべき理由をご紹介します。また、よくある質問も解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
在留カード更新の案内ハガキが来ない場合の対応方法は？
まず、在留カード更新の案内ハガキが来ない場合の対応方法について解説します。
- 案内ハガキが届く時期の目安
- ハガキが届かない場合は住民票の住所を確認する
- 自分で更新時期を確認して申請する
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
案内ハガキが届く時期の目安
在留カードの更新に関しては、通知のハガキが届かない場合もあるため、個人で期限を正確に管理しなければなりません。出入国在留管理庁からの案内は通常、在留期間満了の約2か月前に発送されますが、住民票と居住先の相違や郵送トラブルなどにより受け取れない可能性もあります。
通知が届かずに、更新の申請を怠れば不法滞在とみなされるおそれがあるため、必ず自ら期限を確認して、余裕をもって手続きを進めるよう心がけましょう。
なお、在留カードの更新はいつからかについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：在留カードの更新はいつからできる？更新の方法や期限が切れた場合の対象方法を徹底解説！
ハガキが届かない場合は住民票の住所を確認する
引っ越し後に住民票の住所変更をしていないと、通知ハガキが届かない場合があります。在留カードの更新に関する案内ハガキは、住民票の記載住所をもとに発送されるため、登録情報に誤りがあると、正しい住所に通知が届きません。
このため、転居後は早めに市区町村役場で住民票の内容を確認して、必要な手続きを済ませましょう。外国人の場合は、在留カードの裏面にある新住所の記載も法律で義務づけられているため、忘れず対応しなければなりません。
自分で更新時期を確認して申請する
在留カードの更新手続きは、在留期間が満了する日の3か月前から可能です。通知ハガキの有無にかかわらず、各自が期限を正確に把握して行動することが大切です。
必要書類には、在職証明書や顔写真、パスポートなどが含まれるため、申請前にそれぞれ確実にそろえておきましょう。勤務先がある場合は、人事部門と事前に相談して、書類の準備や提出時期を確認しておくと、スムーズに手続きが進められます。
企業側でも在留カードの更新を確認しておくべき理由
外国人労働者を雇用する企業は、在留カードに記載された在留資格と期限を常に把握しておかなければなりません。期限を超えての滞在は不法となり、本人だけでなく雇用者側も法的責任を問われる可能性があります。
不法就労助長罪に該当すれば、刑事罰の対象となる場合もあるため、更新予定日や資格の確認を怠らないよう、社内での管理体制を整えておきましょう。適正な雇用継続のためにも、定期的なチェックが欠かせません。
なお、不法滞在者の特徴と見分け方については、こちらの記事で詳しく解説しています。
関連記事：不法滞在者の特徴と見分け方とは？外国人を雇用する際に注意すべきポイントを徹底解説！
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在留カード更新ハガキ 来ないでよくある3つの質問
次に、在留カード更新ハガキ 来ないでよくある質問について紹介します。
- 質問1.更新申請に必要な書類はどこで確認できますか？
- 質問2.更新期限ギリギリになってしまったときの対処法は？
- 質問3.在留カード更新はオンラインで申請できますか？
それぞれの詳しい内容についてみていきましょう。
質問1.更新申請に必要な書類はどこで確認できますか？
在留カードの更新に際しては、提出が求められる書類が申請者の状況により異なるため、注意が必要です。一般的な必要書類として、在職証明書や課税・納税証明書、パスポート、現行の在留カード、所定サイズの写真などがあげられます。
しかし、転職直後や無職の状態にある場合には追加書類の提出を求められる場合があります。手続きの正確性を確保するためにも、出入国在留管理庁の公式ウェブサイトを確認して、必要に応じて入管窓口へ事前に相談しましょう。
質問2.更新期限ギリギリになってしまったときの対処法は？
在留カードの更新申請は在留期限までに行えば間に合いますが、直前の申請は想定外のトラブルを招く場合があります。混雑や書類の不備により手続きが完了しなかったり、窓口の受付時間に間に合わなかったりするケースもあるため、余裕を持った行動が大切です。
繁忙期は予約が取りにくくなるため、事前に必要書類や対応可能な受付時間をしっかり確認して、できるだけ早い段階で手続きを進めるよう心がけましょう。
質問3.在留カード更新はオンラインで申請できますか？
在留カードの更新手続きは、一定の条件を満たせばオンラインでの申請も可能です。2022年3月以降、マイナンバーカードを使って外国人本人が申請できる範囲が広がりましたが、すべての在留資格が対象なわけではありません。
「技術・人文知識・国際業務」や「企業内転勤」などの就労資格を持つ場合は、所属機関が出入国在留管理庁のシステムに登録していればオンライン対応ができます。申請前に、該当要件を所属先を通じて確認しておくと安心です。
まとめ
本記事では、在留カード更新の案内ハガキが来ない場合の対応方法や企業側でも更新を確認すべき理由をご紹介しました。
在留カードの更新案内ハガキは、通常在留期限の2か月ほど前に本人宛へ送付されますが、住所変更がされていないと届かないケースがあります。もし、ハガキが来ない場合でも、本人が在留期限を確認し、早めに更新申請を行わなければなりません。
また、雇用主である企業側も在留期限を把握しておくと、更新漏れによる不法就労を防げます。不法就労助長罪に該当すれば、刑事罰の対象となる場合もあるため、更新予定日や資格の確認を怠らないよう、社内での管理体制を整えておきましょう。
なお、株式会社グローバルヒューマニー・テックでは、グローバル人材に対する総合的な生活支援を実施しており、外国人の受け入れにおける豊富な経験と知識を有しています。ご相談・お見積りはもちろん無料です。まずはお気軽にお問合せください。⇒株式会社グローバルヒューマニー・テックに相談する
